PROČ JE OUTSOURCING VEDENÍ DAŇOVÉ EVIDENCE/ÚČETNICTVÍ DOBROU VOLBOU?
Externí zpracování daňové evidence nebo účetnictví je jednou z moderních forem zvyšování efektivity činnosti firmy. Na významu nabývá hlavně v současné době – době sílícího tlaku na snižování nákladů a ořezávání výdajů na všechny režijní činnosti firmy. Jelikož kvalitní vedení daňové evidence či účetnictví – splňující všechny požadavky platných legislativních norem – klade na podnikatele vysoké nároky po odborné a časové stránce, svěřují podnikatelé tuto činnost do rukou profesionálům.
V čem tedy spočívají hlavní výhody tohoto způsobu zpracování ekonomické agendy? Mezi hlavní patří zejména:
– ekonomická výhodnost;
– úspora času, který můžete věnovat ostatním činnostem generujících zisk namísto studia všech daňových, účetních a ostatních norem;
– přístup k zajímavým ekonomickým (dosud Vám utajeným) informacím;
– jistota, že o zpracování účetních dokladů se Vám stará profesionál.
V souvislosti s výše uvedeným je třeba poznamenat, že i přes tento způsob vedení ekonomické agendy externím subjektem, je podnikatel vůči státním institucím (finanční úřad, správa sociálního zabezpečení atd.) odpovědný za obsahovou i formální správnost své daňové evidence či účetnictví. Tuto problematiku řeší účetní většinou uzavřením příslušného druhu odpovědnostního pojištění. Má-li potřebu podnikatel převést celou zodpovědnost za správu ekonomické agendy na externí subjekt, může využít služeb daňového poradce.
JAK TAKOVÁ SPOLUPRÁCE MEZI PODNIKATELEM A ÚČETNÍ FIRMOU MŮŽE PROBÍHAT?
Forem spolupráce, komunikace a předávání dokladů mezi podnikatelem a účetní firmou je několik. Pro naši potřebu abstrahujeme od možnosti „bezkontaktního“ vedení ekonomické agendy na internetu prostřednictvím speciálních aplikací. Z velké míry záleží především na druhu vedení ekonomické agendy (daňová evidence/účetnictví), jestli se jedná o plátce či neplátce DPH, na množství zpracovávaných dokladů, požadavky na vyplnění daňového přiznání a případně na dalších požadavcích, ovlivňujících nejen časovou, ale i odbornou náročnost zpracování ekonomické agendy. Odlišné požadavky bude mít drobný podnikatel podnikající např. vedle svého zaměstnání a jiné požadavky bude mít akciová společnost se čtyřiceti zaměstnanci, obchodující se zahraničím a „produkující“ měsíčně stovky pokladních dokladů a faktur.
Nicméně ze základního hlediska „účetní a časové náročnosti“ lze rozdělit podnikatele do 3 skupin:
[ 1. D r o b n í p o d n i k a t e l é ]
Sem můžeme zařadit fyzické osoby, podnikající vedle svého zaměstnání, fyzické osoby provozující „hlavní podnikatelskou činnost“ bez zaměstnanců (typicky řemeslníci), neplátci DPH, bez skladů a bez obchodování se zahraničím. Většina drobných podnikatelů vede daňovou evidence (nezvolí-li si „dobrovolně“ účetnictví).
Forma předávání dokladů: v určených časových intervalech (čtvrtletní, pololetní či roční);
Konzultace: telefonická, elektronická, osobní schůzky, forma a intenzita nastavení komunikačních kanálů vychází ze vzájemné domluvy mezi podnikatelem a účetním;
Podnikatel si většinou vystavuje pokladní doklady a faktury sám, v domluvených časových intervalech předává účetnímu všechny příjmové a výdajové doklady seřazené dle časové a věcné posloupnosti (faktury, pokladní doklady, výpisy z banky atd.).
Účetní zpracovává obdržené doklady ve svém účetním programu, jehož výstupy na konci kalendářního roku mohou zároveň sloužit jako podklady pro sestavení daňového přiznání, přehledu o příjmech a výdajích pro ČSSZ a přehledu pro zdravotní pojišťovnu.
V průběhu spolupráce poskytuje účetní podnikateli ekonomické výstupy na vyžádání (vývoj zisku, porovnání tržeb s minulým obdobím atd.)
[ 2. S t ř e d n ě v e l c í p o d n i k a t e l é ]
Může se jednat o fyzické osoby, měsíční nebo čtvrtletní plátci DPH, zájmová sdružení, komanditní společnosti, „malá s.r.o.“ s jedním či dvěma zaměstanci, družstva apod.
Forma předávání dokladů: v určených časových intervalech (měsíční, čtvrtletní); v určitých případech – a je-li to pro obě strany výhodné – je možné řešit problematiku účtování pravidelnou docházkou účetního do sídla firmy. Zde na základě „předpřipravených“ dokladů provádí účetní proúčtování všech dokladů.
Konzultace: osobní schůzky, telefonické, elektronickou cestou, forma a intenzita nastavení komunikačních kanálů vychází ze vzájemné domluvy mezi podnikatelem a účetním;
Pověřený pracovník ve firmě nebo v případě fyzické osoby podnikatel si většinou vystavují pokladní doklady a faktury sami, v domluvených časových intervalech předávají účetnímu všechny účetní doklady, příjmové a výdajové doklady seřazené dle časové a věcné posloupnosti (faktury, pokladní doklady, výpisy z banky, příjemky, výdejky, odpisové plány, splátkové kalendáře atd.).
Účetní zpracovává obdržené doklady ve svém účetním programu nebo v ekonomickém programu podnikatele (v případě pravidelné docházky do firmy), jehož výstupy na konci kalendářního roku zároveň slouží jako podklady pro sestavení daňového přiznání, přehledu o příjmech a výdajích pro ČSSZ, přehledu pro zdravotní pojišťovnu a vyúčtování daní zaměstnanců v případě vedení daňové evidence. V případě vedení účetnictví slouží zaúčtované doklady jako podklad pro sestavení daňového přiznání, rozvahy a výsledovky, příloh k účetní uzávěrce a dalších dokumentů, povinně sestavovaných v rámci účetní závěrky.
V průběhu spolupráce poskytuje účetní podnikateli ekonomické výstupy na vyžádání (např. podklady pro žádost o úvěr, údaje do statistických hlášení, vývoj ziskovosti, porovnání tržeb s minulým obdobím, vývoj výnosů a nákladů jednotlivých nákladových středisek, modelování budoucích daňových povinností atd.)
[ 3. V e l c í p o d n i k a t e l é ]
Společnosti s ručením omezeným, akciové společnosti, měsíční plátci DPH, zaměstnávající velký počet lidí, obchodující se zahraničím, disponující leasingovým majetkem a vedoucí skladové hospodářství.
Externí účetní firma zpracovávající kompletní ekonomickou agendu pro největší společnosti, poskytuje většinou „full service“ tzn.:
– vedení účetnictví;
– supervize účetnictví;
– zpracování finančních výkazů;
– poradenství;
– podklady pro rozhodování managementu;
– prognózy a rozpočty;
– analýzy finančních výsledků;
– vedení mzdového účetnictví;
– zpracování mezd vedoucích pracovníků a majitelů;
– vystavování faktur;
– tvorba statistických výkazů;
– ostatní podpůrné činnosti.
Vzhledem k množství účetních dokladů a zpracovávaných dat je styk mezi klientem a účetní firmou většinou realizován prostřednictvím docházky účetních specialistů do firmy nebo formou „supervize“ již předúčtovaných dokladů v používaném ekonomickém systému. Při spolupráci tohoto typu bývají podmínky obchodního vztahu nastaveny individuálně a nelze je pro naši potřebu jakkoliv paušalizovat.
Pochopitelně že výše uvedené rozdělení podnikatelů do těchto skupin je třeba brát s určitým odstupem a slouží pouze pro základní orientaci a vytvoření si obrázku o odborné a časové náročnosti v oblasti vedení ekonomické agendy. Až na základě sdělení podrobnějších informací si udělá účetní firma ucelený obrázek a předkládá podnikateli cenovou nabídku svých služeb, reflektující všechny – v ten okamžik všechny známé – skutečnosti..
