Pár tipů při práci s Excelem pro začátečníky
Ať už jste se rozhodli pro práci s tabulkovým procesorem z jakéhokoli důvodu, mohou Vám následující doporučení a rady (podepřené několikaletou praxí), usnadnit Vaší činnost.
1. Každá úloha při práci s daty, kterou si určíte, že vyřešíte prostřednictvím Excelu, má řešení. (dodatek pro hnidopichy: Tím pochopitelně netvrdím, že Excel je ideální pro všechny druhy potřeb, které zákazníci mají nebo chtějí zrealizovat).
2. Každá úloha při práci s daty, kterou si určíte, že vyřešíte prostřednictvím Excelu, má několik řešení. (Při delší praxi s tímto programem pochopíte, že nejde o to „jak“, ale „jak nejrychleji a nejefektivněji“).
3. Myslíte-li seznámení s programem vážně, před každým usednutím před kompem, si vytyčte jasný a konkrétní úkol, který chcete a – nejlépe musíte – a nejlépe do zítra – vyřešit. (Může to být např. vytvoření jednoduché tabulky, vložení funkčního a pracujícího vzorce dle Vašich představ, použití nějaké užitečné funkce apod). Tímto Vás už na začátku nechci přivádět do stresu, ale pouze naznačit, že motivace „MUSÍM“ se při práci s Excelem jeví mnohem EFEKTIVNĚJŠÍ, než když „MOHU“ (alespoň u mne to tak fungovalo). 
4. Nevíte-li si rady při práci s určitým krokem, projděte si nejdříve nápovědu v Excelu a zkuste to znovu (nezřídka se Vám stane, že objevíte nové funkce a možnosti, které později také uplatníte). Počítejte s tím, že dlouhý čas strávíte zkoušením a testováním. Jste-li „šialení“ i po této fázi, napište mi svůj problém a bude-li to v mým časových možnostech, velice rád Vám pomohu. Případně můžete využít službu Excel24.
5. Nepropadejte panice. Nikdo učený z nebe nespadl. Jestliže se na delší dobu zaseknete u určitého problému a možnosti Vám to dovolují, tento krok prostě přeskočte a pokračujte dále. K problému se vraťte po projížďce na inlajnech případně po dobrém pressu nebo následující den, ale vždy s „čistou hlavou“.
NEŽ ZAČNETE PRACOVAT…
Před využíváním Excelu by bylo dobré se seznámit s jeho možnostmi využití. Nemálo lidí se dodnes mylně domnívá, že tabulkový procesor slouží pouze pro výrobu tabulek a práci s čísly. Statistiky jasně dokazují, že pouze něco kolem 10 % uživatelů si dokáže udělat reálnou představu, jakým potenciálem tento program disponuje. Mnozí jsou pak mile překvapeni, co „všechno to dokáže“. Má soukromá definice zní „univerzální nástroj na zpracování informací“.
ČÍM ZAČÍT?
Každý člověk je individualita a tím pádem jde na to každý jinak. Nicméně bez pochopení základních stavebních kamenů programu, Vám to může udělat v hlavě pěkný zmatek. Takže bych doporučoval tuto základní osnovu:
I. HLAVNÍ ÚČEL, MOŽNOSTI A SCHOPNOSTI PROGRAMU
Je dobré vědět, k čemu je tento program primárně určen, v čem je silný a v čem naopak slabší, v jakých situacích ho lze použít a kdy je vhodné zvolit nějaký jiný.
II. PRACOVNÍ PROSTŘEDÍ EXCELU A ZÁKLADNÍ POJMY
Každý ťuflík, ikona a tlačítko má na pracovní ploše svou jasně danou funkci a základem je vědět, kde co hledat. Společnost Microsoft si je vědoma jisté „nepřehlednosti a zahlcenosti“ a k dobru ji lze dát, že každou novou verzí Excelu se snaží tento handicap odstranit „intuitizováním a zpřehledňováním“ i těm úplným nováčkům. Poslední největší designový třesk prodělal Excel mezi verzemi 2003 a 2007. Spousta uživatelů a vývojářů se ještě dnes budí zpocena při hledání příkazů na novém pásu karet namísto zažitých příkazových panelů. Změna je život. Mezi základní pojmy při práci s Excelem patří: buňka, list, sešit, vzorec, funkce, ovládací prvky.
III. PRÁCE SE SEŠITY, LISTY A DATY
Poté, co jsme se naučili, kde jaké příkazy nalezneme a jak si přizpůsobíme pracovní prostředí Excelu, zkusíme pracovat se základním dokumentem Excelu tj. sešitem, který se skládá z listů, do nichž začneme zadávat „základním krmivo“ pro tento program tj. data. Hned na začátku je důležité pochopit hierarchické uspořádání objektu jménem Excel od nejnižšího stavebního kamene (nositele informace) což je buňka až po nejvyšší což je samotný program. (buňka » oblast v listu » list » sešit » Excel). Druhy dat, které je schopen tento program zpracovat je opravdu široký – od číselných údajů, přes text, časové údaje, vzorce až po logické hodnoty Pravda nebo Nepravda. Nezbytné je pochopit fungování adresace buněk a oblastí a rozdíly mezi relativní a absolutní adresací. Data do buňky lze zadávat několika způsoby: přímý zápis, kopírováním a vložením, znázornění jako výsledek vzorce nebo funkce atd.
IV. ZÁKLADNÍ ÚPRAVY DAT
Úpravám dat, buněk, listů, oblastí se říká formátování. Formátováním dosáhnete požadované vizualizace Vašeho výtvoru nejen Vám, ale případně i dalším uživatelům vytvořeného díla. K dosažení tohoto cíle disponuje program opravdu velkým množstvím nástrojů. Formátování tabulky – vyzkoušejte si vytvoření jednoduché tabulky včetně její grafické úpravy.
V. PRÁCE S DATY
Filtrování dat, řazení, vytváření různých pohledů na zpracovávaná data. Často využívané funkce programu, které z něho vedle dalších činí tak silný analytický prostředek.
VI. PRÁCE SE VZORCI A FUNKCEMI
Bez vzorců a funkcí by nebyl Excel Excelem. O tom si snad dlouze nemusíme vyprávět a právě široká škála funkcí tvoří tento program velice silným analytickým nástrojem v rukách uživatelů. Začněte vkládáním opravdu jednoduchých vzorců a „osvojte“ si základní pravidla při práci s nimi. Funkce se dělí do několika kategorií a mezi nejpoužívanější patří: finanční, matematické, statistické, vyhledávací, textové a logické. Začít můžete se snad nejpoužívanější funkcí „KDYŽ“. Jednoduchým rozborem a výčtem při praktickém využití nejpoužívanějších funkcí a vzorců se budeme zabývat následně.
VII. VYTVOŘENÍ GRAFU
Máte-li v krvi alespoň základní práci ve výše uvedených oblastech, můžete přistoupit k vytvoření svého prvního grafu.
Máme za sebou tak 16%. Příště probereme další level…
